Avant d’aborder la gestion de projet, concentrons-nous un instant sur les projets. Notre vie est une succession de projets qui se succèdent. Certains réussissent, d'autres non. Mais qu’en est-il des projets professionnels ? On trouve des projets précis comme la création d’un site web ou la gestion des réseaux sociaux. Ou encore des projets plus globaux comme l’amélioration des ressources utilisées dans une entreprise. D’ailleurs la plupart des projets permettent de répondre à une problématique, par exemple : “Comment avoir plus de visiteurs sur mon site internet ?”. Nous avons fait le tour en ce qui concerne le projet en lui-même, maintenant approfondissons le sujet principal, la gestion de projet.

Histoire de pimenter un peu ce sujet, nous allons l'illustrer avec des images de films de braquage. Car oui c'est un projet comme un autre. Et pour tout bon braquage, il faut un bon gestionnaire de projet. Ici « Kevin Spacey » dans Baby Driver.

Quand on parle de gestion de projet, on emploi le terme gestion cela veut donc dire que l’on va mener une ou plusieurs actions visant à organiser quelque chose. La gestion de projet c’est donc la planification et la mise en œuvre d’un projet. Ce procédé s’utilise partout, en entreprise ou à la maison, dans un milieu associatif, etc.. Dans le milieu professionnel, on l’utilise pour améliorer la productivité et la rentabilité.

Lors d’une gestion de projet, différents services sont amenés à travailler ensemble. Par exemple, le pôle informatique peut collaborer avec le bureau d’étude. Peu importe les participants d’un projet, le but est le même. Il faut terminer le projet en respectant les délais, le budget et bien entendu s’assurer que le projet répond aux exigences initiales.

Un projet est chapeauté par un gestionnaire de projet qui doit avoir une bonne compréhension de l’ensemble des tenants et aboutissants du projet. Son rôle est donc de superviser l’ensemble du projet. Pour cela, il doit s’assurer que chaque étape soit respectée. Nous allons donc voir ensemble les principales étapes qui vont jalonner un projet.

Le gestionnaire de projet doit connaître les parties prenantes, c'est-à-dire tout ce qui seront de la partie. L'objectif est d'utiliser les compétences de chacun dans un but commun. C'est ce que fait George Clooney dans « Ocean's Eleven ».

Durant cette phase, on conceptualise le projet. Et cela pour X raisons. Un besoin en interne, une demande de client en externe, peu importe. Mais à partir de maintenant il faut définir ce que va être le projet ainsi que son périmètre d’action. Nous conseillons de prendre du recul sur la situation pour décider de la stratégie à adopter.

Lors d’une gestion de projet, il faut choisir un chef de projet. Il va s’entretenir lors d’une première réunion avec son équipe. À ce moment, on peut commencer à créer un tableau de bord qui va servir à comprendre les objectifs principaux du projet. Chaque projet est différent, certains ont besoin d’une étude de faisabilité et d’un dossier commercial. Dans tous les cas, il faut impérativement identifier les objectifs de votre projet, les livrables attendus ainsi que les délais requis pour chacune des tâches. En sachant cela, il faut donc déterminer les missions ainsi que le budget que cela va demander.

Lors de la conception d'un projet, il faut établir des objectifs et attribuer les rôles. M. Brown conduit la voiture, M. Pink compte l’argent et M. Blonde fait le guet. Ça c'est la théorie, on vous laisse découvrir la pratique dans "Reservoir Dogs" un film de Quentin Tarantino.

Avez-vous réuni les analyses et documents qui permettent de valider le projet ? Si oui, c’est le moment de passer à la planification du projet. À partir de là, le chef de projet doit créer un plan qui va permettre à tout le monde de suivre l'avancée du projet. Pour ce faire, vous devez réaliser un planning des tâches et assigner aux différentes parties prenantes du projet des tâches logiques en lien avec leurs domaines de compétences.

Depuis le début nous parlons de gestion de projet. Cela peut donc vous mettre la puce à l’oreille concernant l’importance de cette étape. Cette étape est cruciale et va vous permettre des fondations solides afin que votre projet soit un succès. Le chef de projet va notamment créer un plan permettant de maintenir le coût dans les limites du budget en donnant des priorités aux tâches, mais pas que. En effet, vous allez aussi devoir fournir les ressources nécessaires aux participants pour qu’ils puissent commencer le projet. Pour ce faire, il faut définir le rôle de chacun ainsi que les ressources mises à disposition.

Vous avez tout planifié ? Très bien ! C’est le moment de concrétiser votre plan. Avant toute chose, le ou les chefs de projets vont dispatcher les tâches à faire et les attribuer aux équipes. Vous comprenez maintenant pourquoi la phase de planification est si importante. Si vous avez bien structuré votre plan, le chemin vers la réussite est déjà tout tracé.

Pendant cette phase, il va y avoir du mouvement. Pour que la gestion de projet se fasse sans encombre, il est essentiel de faire des mises à jour régulièrement sur l'avancée du projet. Faites des réunions ! Indiquer les dépenses à venir, quelles sont les tâches terminées. C’est durant ce genre de réunion, que vous devez identifier les problèmes actuels et ceux à venir.

Afin que l’exécution du projet roule comme sur des roulettes, vous avez besoin de vous entretenir avec les différents pôles. Voyez avec eux si le projet avance dans la bonne direction. Il est important de communiquer dans la longueur afin que personne ne se détourne du projet. Les retours sont aussi très importants. Prenez le temps de recevoir les critiques positives comme négatives afin de vous améliorer dans votre gestion de projet.

En tant que gestionnaire, entretenez-vous avec les différentes parties prenantes d'un projet. Vous devez connaître les difficultés des membres du projet et pouvoir les surmonter avec eux.

Bien que le suivi du projet se fasse en parallèle de l’exécution du projet, il est important de dissocier ces deux étapes. Plusieurs outils existent afin de connaître l'avancée d’un projet. Faites votre choix en fonction de vos préférences.

Vous allez maintenant pouvoir vous concentrer sur le suivi du projet. Pour rester concise, cette étape consiste en la vérification des tâches ainsi que du respect du budget. La gestion de projet englobe aussi la prévention des risques. Justement on va pouvoir éviter les risques lors du suivi du projet.

Vous avez enfin terminé votre projet ? Dans le sang et les larmes ? On espère qu’au contraire tout s’est bien passé ! Désormais vous devez communiquer les résultats de votre projet. Ah, il est aussi temps de remettre le projet aux principaux concernés. Félicitez votre équipe, car oui sans eux rien de tout cela n'aurait pu être possible. À partir de là, nous vous conseillons d'analyser le projet. Voir les ajustements qui peuvent être faits dans le futur. En fonction du projet vous allez sans doute devoir surveiller votre rendu, l’analyser et potentiellement le modifier au fil du temps.

Quand un projet se clôture, il faut l’évaluer. L’intérêt est de s’améliorer pour la suite. Alors, étudiez aussi bien vos forces que vos faiblesses, cela n’en sera que plus positif pour l’avenir.

Nous sommes conscients qu’un projet nécessite la gestion de plusieurs facteurs notamment le temps, les spécificités techniques, les ressources disponibles ainsi que le budget. Chaque étape d’un projet peut se faire de manière différente en fonction du type de management que vous souhaitez appliquer. Le choix se fait en fonction de vos besoins, encore faut-il que vous soyez formé à ce type de gestion de projet.

Notre agence est en capacité de gérer des projets liés au développement et plus globalement à la communication. Alors si vous souhaitez être épaulé durant votre projet, nous vous invitons à nous contacter.